Projektpartner stellen sich vor: Die Digitalisierung des Bildarchivs der BSU

Projektpartner stellen sich vor: Die Digitalisierung des Bildarchivs der BSU

Wenn man von der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt hört, so handelt es sich selten um einen Zusammenhang mit Bildmaterialien. Wohnungsbauprojekte, Abfallentsorgung und Wasserqualität - das sind ihre Kerngeschäfte. Erst bei genauerem Hinsehen, fällt einem auf, dass bei der Dokumentation ihrer Projekte sehr viel Fotomaterial anfällt. Und so kommen immer einmal wieder Anfragen auf die BSU zu, bei der es um Bilddaten geht. Ob die Fotos nun intern oder extern benötigt wurden, bisher stellte es immer einen erheblichen Aufwand dar, das richtige Bild zum Thema zu finden. Nicht selten war eine solche Suche auch erfolglos. Damit das vorhandene Material in seiner Fülle erschlossen und über eine Datenbank einfach durchsuchbar wird, werden die Fotos der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt bereits seit einiger Zeit nach und nach digitalisiert. So können Mitarbeiter der BSU in Zukunft Bilder in kürzester Zeit ausfindig machen. Damit auch alle anderen Zugang zu den Schätzen dieses Bildarchivs gewinnen können, hat sich die BSU dem efoto-Hamburg Projekt angeschlossen. Einen kleinen Einblick in die Erfahrungen aus dem Digitalisierungsprojekt der BSU gibt uns heute Corvin Blanke:  

Medienverwaltung in der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt 

Immer mehr Bilder, immer mehr Informationen zu Bildern, Projekten, Prozessen, komplexen Vorgängen, verstreute Sammlungen an unterschiedlichen Orten. Die digitalen Daten potenzieren sich ungebremst und deren Systematisierung und abrufbare Katalogisierung wird immer aussichtsloser. Das Recherchieren nach Bildern, oft unter großem Einsatz von Personal- und Zeitaufwand, unruhigem Warten und Hoffen, oft auch abgebrochen oder mit einem unbefriedigenden Ergebnis beendet, soll bald einfacher erfolgen.

Die fachliche Leitstelle im Amt für „Wohnen, Stadterneuerung und Bodenordnung“ (WSB) macht nach langem Anlauf und stetem Ringen um Partner, Gelder, Geräte, Software und Projektzuspruch Ernst in dieser Sache und schreibt sich die Aufgabe der Medienverwaltung auf die Fahnen. So wurde schließlich ein realer und inzwischen bei WSB in der Umsetzung befindlicher und bereits funktionierender Pilot einer zentralen, digitalen Medienverwaltung der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt (BSU) ins Leben gerufen.

Verschiedene Bildverwaltungssysteme wurden von uns intensiv verglichen und im praktischen Versuchsbetrieb getestet. Wir haben uns bei unterschiedlichen Hamburger Behörden und Dienststellen und auch bei freien Unternehmen, die mit großen Bildbeständen, professionellen Bildagenturen und Fotografen arbeiten, umgeschaut und informiert: beim LKA, bei der Kulturbehörde, bei den Hamburger Museen, im Staatsarchiv, im Landesbetrieb für Küstenschutz, Nationalpark und Meeresschutz Schleswig-Holstein, beim Landesinstitut für Schule der Freien Hansestadt Bremen, beim Axel-Springer-Verlag, beim „Spiegel“ und auf dem internationalen Anwendertreffen in Berlin.

Die Anwender und Anforderungen können unterschiedlicher nicht sein. Aber alle Nutzer vereint das Ziel, Bilder und Mediendateien effektiv und gemeinsam zu verwalten; Bilder zu sortieren und zu systematisieren, schnell und zielgenau, mit minimalstem Aufwand zu finden, vergleichen, bearbeiten und selektieren zu können. Zeitgleich sollten wichtige Informationen über Bildeigentümer, Fotograf bzw. Autor, Nutzungsrechte und über die abgebildeten Projekte und Produkte  abgerufen werden können. 

Vor allem aber war es nötig, die stetig und unaufhaltsam wachsende Bilderflut automatisiert in den Griff zu bekommen, um die Bildsuche nicht erfolglos und voreilig abbrechen zu müssen - wie es inzwischen in unserem BSU-Arbeitsumfeld oft gegenwärtige Praxis geworden ist.

Wie sieht sie nun aus und wie funktioniert sie, die Mediathek für die BSU?

Gesetztes Ziel in der BSU ist der Aufbau einer für alle Beschäftigten erreichbaren zentralen Bild- und Medienverwaltung, die alle vorhandenen, dezentralen Archivsammlungen auf CDs und DVDs, im Filesystem, auf externen Festplatten und sonstigen Speichermedien in den Ämtern und Fachreferaten zusammenfasst und fachübergreifend nutzbar macht. Ein weiterer wichtiger Zielpunkt ist die Einsparung von Zeit und Kosten, welche bisher durch aufwendige Suchprozesse und Bildproduktionen sowie unnötige externe Beauftragungen entstanden sind. Durch Automatisierung, Aktivierung und intensive Nutzung eigener Bildbestände wird die BSU diesem Ziel ein großes Stück näher kommen.

Das Bildverwaltungssystem

Mit der geplanten zentralen Medienverwaltung kann zukünftig von jedem PC-Arbeitsplatz, sowohl innerhalb als auch außerhalb der BSU, über das Internet recherchiert werden. Für die erste Realisierungsstufe - den Betrieb innerhalb der BSU - müssen die bildverwaltenden Ämter und Referate erst einmal umfassende Konsolidierungs- und Erfassungsarbeiten leisten und notwendige Datenbeschreibungen voranbringen. Schon jetzt zeigt sich im Pilotprojekt des Amtes für Wohnen, Stadterneuerung und Bodenordnung, dass sich der anfangs hierfür erforderliche Personal- und Zeitaufwand lohnt. Auch wenn die erwartete Verbesserung und vor allem die Qualitätssicherung und ausführliche Verschlagwortung der Daten erst einmal einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeutet, zeichnet sich schon jetzt ab, dass mit den erfassten Bilddatenbeständen auch die Annehmlichkeiten für die Mitarbeiter der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt wachsen - und natürlich im Rahmen von efoto-Hamburg auch die der BürgerInnen Hamburgs. 

Der Einsatz aller Mitarbeiter ist gefragt!

Die fachliche Leitstelle braucht zum Erfolg des Projektes die Mitarbeit aller Kolleginnen und Kollegen, die Bilder und sonstige Medien für ihre Facharbeit nutzen, verwalten, oder für die Facharbeit anderer Ämter benötigen, sowie die Unterstützung der Amtsleitungen. Nur so kann die Systemarchitektur und die Software den unterschiedlichen Wünschen und Anforderungen der Fachbereiche in der BSU angepasst werden. Ein periodischer Arbeitskreis von engagierten Kollegen, die größere Bildbestände in ihren Ämtern verwalten, ist bereits intensiv in das Projekt eingebunden und treibt das gemeinsame Vorhaben für eine fachübergreifende Nutzung voran. 

Wer jetzt schon neugierig ist und einen ersten Eindruck des zukünftigen Systems der Medienverwaltung und der Software „FotoWare“ als browserbasierte Lösung gewinnen möchte, kann unter http://public.fotoweb.fotoware.com/fotoweb die englische Demonstration des Herstellers besuchen.

Sprechen Sie uns mit Ihren Wünschen, Anregungen und auch kritischen Bemerkungen an. Wir werden Sie gerne über den Fortgang des Projektes und dessen Meilensteine informieren.

Kontakt:

Corvin Blanke

Fachliche Leitstelle Medienverwaltung BSU

Freie und Hansestadt Hamburg

Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt

Amt für Wohnen, Stadterneuerung, und Bodenordnung

Tel:             040 428 40 - 8067

Fax             040 4 279 40 - 787

E-Mail: corvin.blanke@bsu.hamburg.de

Neuenfelder Straße 19

21109 Hamburg.

www.hamburg.de/bsu